Портал, запущенный, когда в компании работало сто человек, прекрасно справлялся со своими задачами: новости, справочник, заявки на отпуск, база документов. Но компания выросла: появились филиалы, удалённые сотрудники, новые отделы и процессы. Через пару лет выясняется, что портал живёт в прошлом — справочник устарел, права доступа настроены вручную, новички не могут разобраться, а руководители снова рассылают важное по почте.
Корпоративный портал для растущей компании должен масштабироваться вместе с ней. Ниже — чек-лист из семи проверок. По каждой описываем, как делают профессионалы, как выглядит халтура и что исправить в первую очередь. Проверку можно провести до того, как рост превратит мелкие неудобства в серьёзные проблемы.
Справочник сотрудников и оргструктура синхронизируются с кадровой системой. Новый сотрудник появляется на портале в день выхода, уволенный — исчезает автоматически, изменения должностей и подразделений подтягиваются без участия администратора.
Справочник ведётся вручную. Пока сотрудников сто, администратор справляется. При трёхстах в справочнике висят уволенные, нет половины новичков, а телефоны давно неактуальны.
Настройте интеграцию с кадровой системой — это первая и самая окупаемая доработка для растущей компании. Подробнее о том, как мы подходим к таким задачам, — на странице разработка корпоративных порталов.
Доступ к разделам и документам определяется ролью, подразделением и филиалом. Когда сотрудник переходит в другой отдел, права меняются автоматически. Администратор управляет десятком ролей, а не тысячами индивидуальных настроек.
Права выдаются вручную каждому человеку «по запросу». Со временем никто не понимает, кто и почему видит конфиденциальные документы, а новые сотрудники неделями ждут доступа к нужным разделам.
Проведите ревизию прав и опишите ролевую модель. Это одновременно вопрос удобства и безопасности: при росте компании ручные права становятся главной уязвимостью.
Когда компания растёт, новых сотрудников становится много, и наставники не успевают объяснять всё лично. Проверьте, есть ли на портале:
Профессиональный портал превращает адаптацию в понятный маршрут. Халтурный — оставляет новичка наедине с деревом разделов. Если у вас так, начните с одной стартовой страницы: её создание занимает несколько дней, а эффект заметен сразу. Похожие ошибки в пользовательских кабинетах мы разбирали в статье об онбординге.
Единый поиск по сотрудникам, документам, новостям и базе знаний. Находит по части имени, по должности, по навыкам, по содержимому документа. Результаты сгруппированы и понятны.
Поиск работает только по заголовкам или только по одному разделу. Сотрудники перестают им пользоваться и спрашивают коллег в мессенджерах — ровно то, от чего портал должен был избавить.
Проверьте поиск на десяти реальных вопросах сотрудников. Если хотя бы три из них не находят ответа, поиск — приоритетная доработка.
Рост почти всегда означает географию: новые офисы, склады, производственные площадки, удалённые сотрудники. Профессиональный портал учитывает это: новости и объявления можно адресовать конкретному филиалу, мобильная версия удобна тем, кто работает не за компьютером, а доступ извне безопасен и не требует сложных настроек. Халтурный портал спроектирован для головного офиса: филиалы видят чужие новости, а сотрудники на производстве портал просто не открывают. Если узнали себя, начните с мобильной версии ключевых сценариев — новостей, заявок и справочника.
Портал для ста человек и портал для тысячи отличаются не количеством разделов, а тем, насколько много в нём происходит без участия администратора.
Заявки, согласования и документы проходят через портал и связаны с учётной системой, документооборотом и CRM. Сотрудник видит статус своей заявки, руководитель — всё, что ждёт его решения, в одном месте.
Портал — витрина с формами, которые отправляют письма. Дальше процесс идёт в почте, а статус приходится уточнять по телефону.
Выберите два–три процесса с наибольшим количеством заявок и переведите их в портал полностью, с маршрутами и статусами. Если документооборот ещё не автоматизирован, начните с него — в гайде по внедрению ЭДО мы описали этот путь по шагам.
Профессионалы назначают владельца портала — человека, который отвечает за его развитие, контент и сбор обратной связи, — и регулярно смотрят на аналитику: сколько сотрудников заходят ежедневно, какие разделы популярны, какие поисковые запросы не находят ответа, сколько заявок проходит через портал. Халтура — портал, который запустили и оставили: никто не отвечает за контент, никто не знает, пользуются ли им. Если владельца нет, назначьте его до любых доработок: без него любые вложения в развитие дадут кратковременный эффект.
Пройдите чек-лист вместе с представителями разных групп: HR, руководителями подразделений, сотрудниками филиалов и новичками, которые пришли в последние полгода. У каждой группы свой взгляд, и вместе они дают честную картину.
Каждой проверке поставьте оценку: «в порядке», «требует доработки», «критично». Критичные пункты обычно — справочник, права доступа и поиск: без них портал перестаёт выполнять базовую функцию. Их стоит исправлять в первую очередь, остальное — планировать поэтапно.
Если портал только планируется или вы решили строить новый, несколько решений на этапе проектирования избавят от большинства проблем из чек-листа:
Такие решения почти не увеличивают стоимость первой версии, но резко снижают стоимость развития, когда компания вырастет в два–три раза.
Когда проверок с оценкой «критично» больше трёх, возникает вопрос: дорабатывать существующий портал или создавать новый. Если платформа поддерживает интеграции и ролевую модель, доработка обычно дешевле и быстрее. Если портал изначально был набором страниц без архитектуры данных, каждая доработка будет обходиться всё дороже, и разумнее спланировать создание нового портала с переносом контента.
Честный ориентир для бюджета — стоимость времени сотрудников. Если сотни человек ежедневно тратят по десять–пятнадцать минут на поиск информации и уточнение статусов, вложения в портал окупаются быстрее, чем кажется.
Не пытайтесь исправить всё сразу. Разумный порядок: владелец и аналитика, затем справочник и права, затем поиск, затем адаптация и мобильная версия, и в конце — автоматизация процессов. Каждый шаг даёт видимый результат и помогает обосновать следующий.
Onebanan проводит аудит корпоративных порталов по этому чек-листу и помогает решить, что дорабатывать, а что перестраивать. Компаниям региона удобно пройти интервью с сотрудниками на месте, с остальными работаем удалённо. Проверьте свой портал вместе с нами — покажем, где он сдерживает рост компании.
Честное сравнение двух внутренних систем: где заканчивается интранет и начинается корпоративный портал, и что нужно вашей компании на самом деле.
Практическая инструкция: как пройти путь от бумажных согласований к электронному документообороту — аудит, маршруты, подпись, интеграции, интерфейс и запуск.
Психология первых минут: семь ошибок онбординга, из-за которых клиенты регистрируются в личном кабинете и больше никогда в него не возвращаются.
© Onebanan Digital Agency.